PRODUTIVIDADE NO SECRETARIADO REMOTO

Quem nunca se encontrou num momento de turbulência, com várias atividades iniciadas e não finalizadas, muitas outras ainda por iniciar e sem ter ideia de por onde começar para se organizar?

Todos passarão por situação similar pelo menos uma vez na vida! É absolutamente normal sentir-se desmotivado e com vontade de chutar o balde nesse momento.

Mas como evitar que situações como esta?

Não se desespere! Separei a seguir algumas dicas que vão ajudar a se organizar, mas antes precisamos entender um pouco sobre PRODUTIVIDADE:

Muitos confundem produtividade com estar o tempo todo em atividade, mas isto é um equívoco, ser produtivo é conseguir entregar a demanda com qualidade e no tempo preestabelecido; é ser eficiente (fazer o que precisa ser feito) e eficaz (fazer no tempo estipulado).

Nós, profissionais de Secretariado Remoto lidamos diariamente com algumas situações que, se não forem bem administradas, podem minar negativamente nossa produtividade. A maioria de nós trabalha na modalidade Home Office, ou seja, usa a estrutura do lar para exercer suas atividades. Escolhemos esta modalidade por permitir ficar mais perto da família e pelo baixo investimento inicial em estrutura e equipamentos para início das atividades. Mas o conforto do lar também apresenta muitas distrações.

As dicas 01 e 02 abaixo são para te ajudar a montar seu escritório em casa eliminando algumas distrações:

Dica 01: Defina um espaço próprio para fazer de escritório em casa e crie regras para entrada e permanência de pessoas neste ambiente. Mesmo que pequeno, procure ter um cantinho só seu. Ele deve ser tranquilo, organizado e silencioso.

Dica 02: Escolha móveis adequados para este ambiente, uma mesa na altura e dimensões adequadas a sua estrutura física, uma cadeira confortável, luminárias para que o ambiente tenha a claridade adequada.

Com estas duas dicas conseguimos montar um ambiente favorável para o seu trabalho, mas a rotina de atividades também é decisiva para a sua produtividade. A seguir compartilho dicas importantes para que a sua rotina favoreça a sua produtividade:

Dica 03: Anote suas metas e objetivos - É importante ter sempre a vista as metas e objetivos que deseja alcançar, assim poderá consulta-los com frequência e analisar se está no caminho adequado.

Dica 04: Planeje suas atividades - Liste as atividades que executa no dia, na semana e no mês e organize as prioridades. Mantenha sua agenda de compromissos sempre atualizada para não correr o risco de agendar compromissos no mesmo horário ou perder prazos.

Dica 05: Crie uma rotina de trabalho. Estabeleça o horário que vai começar e parar de trabalhar, os intervalos para descanso e refeições. Defina seus horários de acordo com a sua disponibilidade. Não sobrecarregue sua agenda, deixe sempre tempo para leitura, estudo e organização das próximas atividades.

Dica 06: Finalize as atividades iniciadas. Você vai perder um tempo precioso para recuperar a linha de raciocínio em que estava para, só então dar continuidade a uma tarefa. Se possível programe-se para iniciar a atividade no tempo hábil para conclui-la no mesmo dia.

Dica 07: Desconecte-se das redes sociais, e-mails pessoais e aplicativos de mensagens; estes também são vilões da produtividade. Um simples acesso é capaz de envolver facilmente horas que poderia utilizar para finalizar aquela demanda que está inacabada.

Dica 08: Invista em aperfeiçoamento/conhecimento. O saber não ocupa espaço, mas alarga horizontes. Reserve um tempo na sua rotina para adquirir conhecimento, seja em cursos que vão te ajudar a melhorar sua rotina profissional, seja em leituras contextualizadas com a sua atividade ou das empresas que atende, seja buscar conhecimento sobre aquele aplicativo que pode facilitar a sua rotina ou outro tipo de conhecimento agregador.

Não menos importante que as 08 dicas acima estão estas outras 03, que se não tiverem a atenção adequada podem colocar todas as outras a perder: Durma bem, se alimente corretamente e cuide da sua respiração.

Aproveite o início do ano e adquira novos hábitos que vão contribuir para que seu ano se torne mais produtivo.

Pâmela Mezzomo

13 de janeiro de 2019

Bacharel em Secretariado Executivo com mais de 13 anos de atuação; MBA Executivo em Gestão de Projetos, Consultora em processos administrativos, Secretária Remota, Secretária Executiva pela ABENGE e membro do Comitê de Secretariado Executivo do Distrito Federal.